Fichaje digital obligatorio: lo que tu empresa debe saber antes de que llegue el decreto
El registro de jornada en papel y en Excel tiene los días contados. El Ministerio de Trabajo lleva meses tramitando el Real Decreto que convertirá el fichaje exclusivamente digital en la única forma válida de cumplir con la obligación de control horario que rige en España desde 2019. A julio de 2026, el texto aún no ha sido publicado en el BOE —tras el informe crítico del Consejo de Estado de marzo— pero la dirección es clara: la digitalización del registro llegará, y las empresas que no se hayan preparado tendrán muy poco margen de adaptación.
¿Qué cambia respecto a la normativa actual?
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar diariamente la jornada de cada trabajador. Lo que no establece esa norma es el formato: hasta ahora, el papel, las hojas de Excel y los sistemas digitales son igualmente válidos si cumplen los requisitos de fiabilidad. El nuevo Real Decreto elimina esa flexibilidad de formato. Las principales novedades previstas son:
- Prohibición expresa del papel y del Excel como métodos de registro de jornada.
- Obligación de sistemas digitales con sellado temporal automático e inalterabilidad de los registros: cualquier modificación deberá quedar registrada con fecha, hora y persona responsable.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo mediante API, sin necesidad de visita física a la empresa.
- Registro obligatorio de horas extraordinarias, pausas, modalidad presencial o en teletrabajo y desplazamientos entre centros de trabajo.
- Sanciones de hasta 10.000 euros por trabajador afectado en caso de incumplimiento.
¿A quién afecta?
A todas las empresas y autónomos con trabajadores a su cargo, sin excepción por tamaño ni sector. Quedan incluidos los trabajadores a tiempo parcial, los que trabajan en remoto y los que se desplazan entre distintos centros. No hay previsión de exención para microempresas.
¿Qué conviene hacer ya?
Aunque el decreto no ha entrado en vigor, la Inspección de Trabajo ya aplica criterios estrictos con la normativa vigente de 2019. Anticiparse tiene ventajas claras: evita sanciones durante la transición, permite formar al equipo sin presión y detectar incidencias antes de que sean graves. Si tu empresa aún ficha en papel o en Excel, este es el momento de planificar la migración a un sistema digital trazable.
En Instat Assessors te asesoramos sobre las obligaciones de control horario aplicables a tu empresa y te ayudamos a revisar que tu sistema de registro cumple con la normativa vigente y la que está por llegar. Consúltanos.